Si eres líder de un equipo seguramente pasas MUCHO de tu tiempo en 1 a 1s, además de los que tienes con tu jefe y otros líderes, por lo menos 1 día entero se te va en eso, así que más vale que lo hagamos valer la pena, ¿no te parece?

Los 1 a 1 son el momento ideal para fortalecer relaciones y resolver problemas; sin embargo, la mayoría habla de cosas superficiales y generales ("ah si el proyecto va muy bien...") o para quejarse de alguien ("los de marketing no están haciendo lo que deben") y sí, es parte de, pero no debe ser todo.

54% de los gerentes dijo que el objetivo de sus 1 a 1 era obtener un update de los avances de sus colaboradores.

Es por eso que quiero compartirte el método de usé por muchos años para lograr reuniones productivas y significativas.

Quizá pienses, "los 1 a 1 ¡son sólo una conversación!,¿para qué quiero seguir un método?"

Yo también pensaba así al inicio de mi carrera, pero créeme que notarás una gran diferencia si aplicas esta forma de hacer 1 a 1s en poco tiempo.

Si estás pensando en dejar de leer, házte estas preguntas primero:
¿hay una buena razón para no intentar algo que seguramente funciona?
¿de verdad los 1 a 1 son sólo una conversación?
¿podría obtener beneficios tangibles de estas sesiones?

MÉTODO 1 A 1 MENSUAL

En primer lugar hay que hacer una primera clasificación, 1 a 1 semanal y otro mensual. Ambos tienen objetivos distintos.

En esta ocasión te compartiré el método para el mensual con un miembro de tu equipo, el cual consta de 4 pasos.


PASO 1. PIDE A TU REPORTE PENSAR EN ESTO (5mins)

¿Qué funciona?
¿Qué funciona pero puede mejorarse?
¿Qué no funciona o hace falta?

¿Por qué hacerlo? De esta forma obligas a la persona a reflexionar acerca de todo lo que está pasando, le ayuda a pensar de forma estratégica y a ti te sirve para identificar patrones e implementar acciones que puedan ayudarle a todos.

Por otro lado, a muchos, estas preguntas les sirve para reducir la ansiedad de admitir que algo no está funcionando y a otros a pensar en lo que sí y no sólo concentrarse en lo malo.

También puedes pedirle que lo escriba de antemano y lo envíe por correo un día antes.
En este caso asegúrate de leerlo antes de la reunión.

Un ejemplo podría ser:

1. ¿Qué funciona? el equipo es positivo, sentimos entusiasmo, usar slack para comunicarnos rápido.

2. ¿Qué funciona pero necesita mejora? Tomar decisiones rápidas como equipo, la reunión de los lunes con el equipo de marketing.

3. ¿Qué no funciona o falta? colaboración con el equipo de marketing, preparación para las reuniones de governance.


PASO 2.DISCUSIÓN (10 a 20 mins)

La mayoría de las personas nos quedamos en un nivel general al describir lo que funciona o no, por lo que es importante hacer varias preguntas para descubrir la causa real.

Para esto es importante reconocer lo siguiente:

a.) La dinámica de poderes es real. Es por esto que debes propiciar un ambiente amigable para obtener respuestas honestas.

b.) Curiosidad y sinceridad. La mayoría de los líderes han sido entrenados para mostrar que ellos saben más que el subordinado. En realidad funciona mejor si muestras tu experiencia real y haces preguntas genuinas de acuerdo a tu curiosidad por saber más.

c.) Honestidad sin juicio. Tendemos a no considerar los sentimientos del otro cuando llamanos la atención o lo hacemos juzgando al otro. El truco es ser honesto de forma que comuniques lo que observas objetivamente, sin asumir que el otro está bien o mal.

Toma notas para hacer preguntas de seguimiento e identificar puntos importantes de atención.


PASO 3. IDENTIFICA PATRONES (10 - 15 mins). 

Como líderes queremos empoderar a nuestros equipos pero muchas veces no sabemos cómo.

Por otro lado, también asumimos muchas cosas de lo que es empoderar, este paso te ayudará a alinear la forma en la que tu equipo ejecuta, especialmente en aquellos puntos donde consideras que debería ser distinto.

¿Cómo hacerlo? Después de la discusión de las respuestas, pregunta a tu reporte en qué áreas piensa que tiene control para cambiar las cosas, en cuáles puede influenciar y en cuáles no tiene control alguno. Clasifíquenlas.

Ahora identifiquen la distribución ¿Hay más dentro de su control, influencia o fuera de su control? Analicen por qué.

¿Existe alguna relación entre las categorías con lo que está o no funcionando? Si es así, ¿por qué?

Como líder, ¿hay puntos en los que no estás de acuerdo? Si es así, ¿en qué exactamente difieres? Recuerda que tienes que compartir hechos y ser específico para lograr avanzar como equipo. Considerando el ejemplo del punto 1 y suponiendo que la persona haya dicho que está fuera de su control, podrías preguntar: ¿Realmente la calidad de las reuniones con marketing está fuera de tu control? ¿Qué feedback les has dado al respecto?

Selecciona 1 o 2 puntos, en una sola reunión no podrás abarcarlos todos.


PASO 4. DEFINE NEXT STEPS (5mins)

El último paso (por fin! :D ) es tomar unos minutos para pensar en lo que esta conversación significa para ti y el miembro de tu equipo en el futuro. Súper obvio ¿verdad? te sorprenderías de lo común que es pensar que tenemos claridad en lo que sigue y resulta que no.

Respondan las siguientes preguntas:
1. ¿Qué significa esto para mi?¿qué puedo hacer diferente?

2. ¿Qué necesito pedir a mis compañeros u otros equipos? ¿Cuál es mi primera acción? Por ejemplo: Proponerle a marketing hacer una sesión de retrospective mensual para compartir feedback y resolver cualquier issue. Incluir este tema en la agenda de la próxima reunión .

Puedes dar seguimiento a estos puntos en la sesión de 1 a 1 semanal.

Cualquier cosa que hagamos como líderes refuerza o altera los patrones a tu alrededor.

Si te encuentras en un momento donde te gustaría sentirte más empoderado, innovar más o ver alguna mejora, puedes aplicar este método en ti mismo.

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Espero que esta información te aporte valor y te ayude a estar más cerca de lograr tus metas.